En konferens kan vara den bästa investeringen du gör på företaget och om ni arrangerar den utomlands kommer den lyfta företaget ännu mer. Det är under konferensen ni utbyter erfarenheter, sätter nya mål men också skapar lojalitet på företaget. Här är sju viktiga tips inför er planering.
Skapa ett syfte & mål med konferensen!
Fundera över vilka era utmaningar är just nu och bestäm ett tydligt mål - vad ni vill få ut av konferensen. Det kan vara svårt att veta vem som ska ta tag i planeringen samt hur man kan hitta på aktiviteter som passar allas intresse, smak, ålder och färdigheter. Att låta en person som är van vid att arrangera konferenser kan komma ut till er och ställa de rätta frågorna för att på ett roligt och effektivt sätt få fram vad som passar er bäst.
Detta spar inte bara en massa tid utan skapar också riktigt bra förutsättningar för en lyckad konferens skräddarsydd efter era behov. En konferens behöver varken vara jobbig eller dyr!
En konferens är en investering!
En lyckad konferens är en stor vinst för företaget. En personalgrupp som får tid och möjlighet att skapa en bra sammanhållning och dessutom vara med och påverka sin arbetssituation i en skön miljö har bättre förutsättningar för att göra ett bättre jobb. Företaget/ledningen kan också passa på att få ut viktig information på ett avslappnat sätt och ni kan gemensamt skapa mål och visioner. En välarrangerad konferens kommer öka motivationen, effektiviteten, minska sjukskrivningar och leda till att företaget lyfter på riktigt!
Organisera allt själv – eller inte?
Många får för sig att det blir billigare att ordna allt själva. Men räknar då inte med all den tid det tar för en person som normalt har andra uppgifter att göra än att arrangera resor. Det är mer tidskrävande än man tror att ha kontakt med flygbolag, hyra bussar, boka restauranger, tala med guider, arrangera studiebesök och så vidare. Hur hanterar ni exempelvis en flygstrejk, förseningar eller borttappat bagage? Ni spar både tid, pengar och huvudvärk genom att lämna planeringen åt en arrangör?
Överfyllda konferensprogram!
När man ska anordna en resa för sina anställda eller kollegor så är risken överhängande stor att programmet blir överambitiöst och allt för mycket roligt planeras in. Detta innebär också att ni hela tiden måste passa en tid, gruppen får aldrig vila och flödet stagnerar och folk blir stressade snarare än avslappnade. En viktig del i en konferens är ”egen tid”. Det är inte ovanligt att det är mellan aktiviteterna som de viktigaste diskussionerna dyker upp. Tid när kollegor umgås med varandra förutsättningslöst och oväntade tankar och reflektioner dyker upp.
Ta bort onödig stress!
Att åka iväg med ett större sällskap utan att kunna språket eller kulturen är jobbigt i sig. Att därefter behöva hålla i alla trådar, svara på alla kollegors frågor, konstant behöva stämma av allt och ta hand om oförutsedda förändringar kan göra tillvaron för den som fått rollen att ta hand om allt väldigt stressigt. Eftersom alla på företaget ska vara delaktiga ska ni alltid se till att ha med någon som väl känner till platsen, kan kulturen och språket och som har för vana att ta hand om stora grupper. På så vis kan ni koncentrera er på syftet med resan – att ha trevligt, bygga relationer, skapa visioner eller vad nu just ert mål är med resan.
Storstad eller Landsbygd?
Att resa till en storstad som Rom, London eller Barcelona är fantastiskt. Men att resa med ett helt företag till en storstad betyder nästan alltid att kollegorna inte kommer hålla ihop. Alla vill ut på olika äventyr i en storstad och hela syftet med att lära känna varandra, bygga lojalitet och kultur uteblir. Åter på arbetsplatsen är ni ännu mer uppdelade i olika grupperingar. Välj istället en mindre ort med aktiviteter som passar alla.
Vilka ska följa med på en konferensresa?
Många företag verkar bestå endast utav säljare och inga andra. I alla fall när man ser på vilka som åker iväg på utlandskonferenser. När då företaget bestämmer att öka omsättningen med 20% så är det säljarnas uppgift. Men ett företag består av alla anställda med olika funktioner. Företag som låter alla följa med blir starkare och har en betydligt bättre tillväxt eftersom i grund och botten är ”alla säljare”.
Ett sista tips
Låt oss som ett extra tips. Tips nummer 8 få berätta att vi verkligen rekommenderar att man åker utomlands. Det ger en helt annan konferens som vi berättar mer om i videon.
