Att lägga en konferens eller kick-off utomlands ger mer tillbaka än om företaget väljer att hålla sin konferens eller kick-off i Sverige. När vi reser utomlands i grupp, blir vi lite ”osäkra”, vilket gör att vi öppnar upp oss och tyr oss till varandra på ett helt annat sätt. Som i sin tur resulterar i att vi kommer lära känna varandra betydligt bättre. Och vi kommer att skapa ett starkare företag.
Skatteverkets hemsida
På Skatteverkets hemsida står det kortfattat att vad som kännetecknar en skattefri konferensresa bland annat är:
Minst sex timmar per dag som innehåller effektivt arbete.
Den effektiva arbetstiden under en resa som pågår i en vecka är minst 30 timmar, jämnt fördelat under veckan.
Resan är till nytta för företaget.
Vidare står det också att resan kan beskattas om den har inslag av nöje och avkoppling.
Nedan går vi in lite djupare på vad detta innebär.
Vad är målet med resan?
Den absolut viktigaste frågan är vad målet är med resan är? Varje företag består av människor som ska fungera tillsammans i ett team. Det absolut viktigaste för ett företag är att skapa en riktigt bra arbetsmiljö där alla drar åt samma håll och förstår vad och varför man gör saker och ting.
En av de starkaste reglerna är att ”Resan ska vara till nytta för företagets verksamhet”. Eftersom vi kommer att lära känna varandra på ett helt annat plan när vi är utomlands, stöder det valet av en resa inom Europa.
Programinnehållet
Ett viktigt mål med en resa är att lära känna varandra bättre. Det gör vi inte genom att sitta instängda i en konferenssal och passivt lyssna på PowerPoint-presentationer. Däremot är en konferenssal en fantastisk samlingssal för deltagarna före och efter olika aktiviteter.
Fysisk aktivitet stimulerar våra hjärnor betydligt mer än när vi sitter still i ett rum. Genom olika aktiviteter möts vi i oförberedda situationer som släpper loss ny energi och nytänkande.
Får man ha kul på resan?
Självklart får man ha kul på en resa. Av samma anledning som att det ska vara kul att gå till jobbet. Missförstå inte ordvalet nöje och avkoppling. Om en resa bara består av egna aktiviteter och man inte gör saker tillsammans, skapar det ingen sammanhållning och kan inte ses som till företagets nytta. I grupp däremot skapas helt nya förutsättningar som kan förändra arbetsklimatet och visa resultat för lång framtid.
Krav på dokumentation
Det finns inget officiellt krav på att dokumentera en företagsresa, men vi rekommenderar det starkt. Med en dokumentation är det lätt att visa att ni lagt ner 6 timmar per dag på arbete som gagnar företaget, även om ni inte sitter i en konferenssal. Redovisa även den tid som inte uttryckligen är arbetstid, som måltider t.ex., eftersom gemensamma måltider också stärker företaget. Även bilder och video under resan kan användas som bevis om någon skulle ifrågasätta motivet med resan.
Egen tid
Glöm inte att planera för egen tid under en konferens. Många företag fyller en hel helg, timme för timme, av rädsla för att det ska bli fel. Alla behöver egen tid och det är just då som många lär känna varandra på ett djupare plan.
Avdragsrätt
En konferensresa räknas inte som representation för företaget och kostnaderna för mat, resa, boende, aktiviteter är avdragsgilla under förutsättning att de fyller ovan krav. Nöjen som att spela golf eller testköra en Ferrari kan i vissa fall blir förmånsbeskattade om det inte går att visa ett klart syfte med aktiviteten.
Obligatorisk närvaro
Om en utlandskonferens är obligatorisk räknas det som arbetstid och stärker motivet till att det är arbetsrelaterat. Självklart finns det alltid deltagare som inte kan följa med, men i grunden får det vara obligatoriskt.
Traktamenten
Vid en utlandsresa där företaget reser gemensamt och står för alla kostnader utgår normalt inte traktamente. Det traktamente om 15% som annars utgår vid företagsresa till utlandet där måltider är betalda, gäller ej konferensresor när hela företaget reser.
Medföljande sambo/maka/make/vän
Normalt, om en anställd tar med sin make, maka, sambo, vän eller annan närstående på en konferensresa är det en indirekt förmån för den anställda som ska värderas till marknadsvärdet. Skatteverkets schablon säger då är att förmånsvärdet för logi kan beräknas till 25% av kostnaden för hotellrummet eller annan logi om den anställda delar logi med den medföljande under resan. Dock finns det undantag från regeln.
